آیا هنوز هم بین نرم افزارهای قدیمی مایکروسافت به عنوان نرم‌افزار مدیریتی جابه‌جا می‌شوید و خودتان را در سطرها و ستون‌ها غرق می‌کنید تا بالاخره از کارتان سر دربیاورید و در جلسات هفتگی حرفی برای گفتن داشته باشید؟
یک نفس عمیق بکشید.
قبول داریم … مدیریت وظایف و فعالیت‌ها در هر کسب‌وکاری از نظر بیشتر مدیران کاری طاقت‌فرسا به نظر می‌رسد. اما وقتی نرم افزارهای مدیریتی هستند، چرا باید این‌قدر خودمان را زجر دهیم تا بالاخره بتوانیم یکی دو داد? به‌دردبخور از فعالیت‌هایمان استخراج کنیم؟
اگر به دنبال نرم افزار مدیریتی می‌گردید، این روزها به قدری گزینه‌های خفن وجود دارد که با استفاده از آن‌ها بتوانید به استادبزرگِ مدیریت تبدیل شوید!
نرم افزار مدیریتی چیست؟
یک نرم افزار مدیریتی نرم افزاری است که برای مدیریت و کنترل کارکنان، برنامه‌ریزی پروژه‌ها، تخصیص منابع و زمان‌بندی انجام کارها استفاده می‌شود.
این ابزارها به مدیران و همچنین کل اعضای تیم کمک می‌کنند تا فرایندها، فعالیت‌ها، مخارج، کیفیت و تمام اسناد رد و بدل شده در طول پروژه را کنترل کنند. در ضمن، نرم افزارهای مدیریتی می‌توانند به عنوان بستری برای آسان‌تر شدن همکاری بین سهام‌داران یک شرکت یا پروژه عمل کنند.
کدام نرم افزارهای مدیریتی به درد ما می‌خورند؟
از مدیریت منابع و بودجه گرفته تا مدیریت اعضای تیم، هرکدام از وظایف یک مدیر آن‌قدر پیچیده هستند که مطمئناً شما برای انتخاب نرم افزار مدیریت باید موارد زیادی را در نظر بگیرید. اما تحقیقات و مطالعات ما نشان داده که به طور کلی، هر نرم افزار مدیریتی باید 5 جنب? کاربردی داشته باشد تا در نهایت به درد شما بخورد.
1. لیست وظایف یا Task list
نرم افزارهای مدیریتی با امکان اختصاص دادن و به روز رسانی وظایف به شما کمک می‌کند کارهای مهم‌تر را در اولویت خود قرار دهید. این‌طوری مطمئن خواهید بود که هم? اعضای تیم شما در مسیر درست حرکت می‌کنند .
2. برنامه‌ها یا Schedules
ابزارهای مدیریتی که دارای قابلیت تقویم، نمودار گانت یا برنامه‌ریزی روزانه یا هفتگی باشند، نسبت به گزینه‌های دیگر برتری دارند. این قابلیت‌ها به شما کمک می‌کنند بفهمید کار یک پروژه تا کجا پیش رفته و هر کدام از افراد تیم چه فعالیت‌هایی در راستای پیشبرد کار انجام داده‌اند.
3. به‌اشتراک‌گذاری فایل یا File sharing
با امکان اشتراک‌گذاری و سازماندهی اسناد کلیدی پروژه، دیگر زمان تلف شده‌ای برای جستجوی فایل‌ها را نخواهید داشت و هم? افراد از طریق یک دیتابیس واحد، به فایل‌های مهم دسترسی خواهند داشت.
4. ارتباط یا Communication
نرم افزارهای مدیریتی حتماً باید قابلیت ارتباط داشته باشند. چون اگر مدیر و اعضای تیم به صورت روان و ساده با هم در ارتباط باشند، تمام مشکلات در اسرع وقت حل خواهند شد و دیگر نیاز به مکاتبات کاغذی هم نخواهد بود.
5. گزارش‌دهی یا Reporting
بهترین نرم افزارهای مدیریتی قابلیت گزارش‌دهی و گزارش‌گیری دارند. این‌طوری مدیران می‌توانند مطمئن باشند پروژه در حال پیشرفت است و هم? وظایف به موقع انجام می‌شوند.
با در نظر گرفتن این جنبه‌ها، حالا می‌توانیم نگاهی به بهترین نرم افزارهای مدیریت بیندازیم. البته انواع نرم‌افزار مدیریت در بازار وجود دارد که باید طبق نیاز، امکانات آن نرم‌افزار مدیریت کسبوکار و همینطور بودجه موردنظرتان یک نوع را انتخاب کنید.
بهترین نرم افزارهای مدیریتی
1. MeisterTask
ساختار ساده و در عین حال قدرتمند Kanban MeisterTask کارهای مدیریتی را خیلی ساده‌تر از قبل می‌کند. این ابزار مدیریت، آنلاین، بصری و هوشمند است. MeisterTask با طیف گسترده‌ای از قابلیت‌های ارتباطی‌اش به انتخابی محبوب برای تیم‌هایی تبدیل شده که به دنبال طراحی بصری تمیز و تجرب? کاربری عالی هستند.
ویژگی‌هایی مانند مشاهد? افراد (Watching)، منشن کردن (Mentioning)، برچسب‌ها (Tags) و زمان‌بندی وظایف (Task Scheduling)، همکاری مدیر با تیمش را هم در خانه و هم در دفتر کار، ساده و لذت‌بخش می‌کند.
MeisterTask برای هر کدام از کارکنان یک صفح? شخصی ارائه می‌دهد که وظایف هر پروژه را می‌توان به آن پین و سازماندهی کرد.
قیمت: MeisterTask یک نسخه پای? رایگان با عملکردهای اصلی ارائه می‌دهد. اما نسخ? پولی اولی? آن که ماهانه 8.25 دلار برای هر کاربر قیمت دارد، ویژگی‌های جامع‌تر و جذاب‌تری دارد. پکیج بیزنس MeisterTask با قیمت ماهانه 20.75 دلار قادر است بهترین خدمات مدیریتی ممکن را به تیم‌ها ارائه دهد.
2. Basecamp
Basecamp از آن نرم افزارهای مدیریتی محبوب است که خیلی از تیم‌های مدیریتی در جهان از آن استفاده می‌کنند. این نرم‌افزار چندین قابلیت مختلف در بحث همکاری یا Collaboration ارائه داده و سعی کرده روی همان‌ها متمرکز شود.
مثلاً شما در Basecamp یک منطق? بحث (Discussion Area) دارید که در آن هم? کاربران می‌توانند نظرات خود را بگذارند و مدیر به آن رسیدگی کند. علاوه بر این، خلاصه‌ای از پروژه‌هایی که تیم شما در روز کار می‌کنند (مانند وضعیت‌ها و به‌روزرسانی‌ها) به صورت روزانه به ایمیل مدیر ارسال می‌شود.
جالب اینجاست که اگر نتوانستید فایل خاصی را پیدا کنید، می‌توانید از ابزار جستجوی قدرتمند این نرم‌افزار برای مکان‌یابی فایل‌ها یا مکالمات خود استفاده کنید. با این حال، Basecamp معایبی مثل نبود گزینه‌های سفارشی‌سازی هم دارد.
قیمت: Basecamp برای مشاغل یا بیزنس‌ها 99 دلار در ماه آب می‌خورد. اما برای معلمان و دانش‌آموزان کاملاً رایگان است.
3. Nifty
Nifty یکی از نرم افزارهای مدیریتی است که می‌توانیم آن را از ابزارهای موج نوی مدیریت به حساب آوریم. نیفتی با ترکیب هم? قابلیت‌های مهم مدیریتی در یک نرم افزار، زحمات و دردسرهای مدیریتی را کاهش می‌دهد و بهره‌وری تیم را بهبود می‌بخشد.
نرم افزار Nifty به شما کمک می‌کند وظایف اعضای تیم را با استفاده از قابلیت kanban یا نمای لیست، مدیریت کنید. همچنین یک تقویم داخلی باحال دارد که می‌تواند با Google ادغام شود. اینجا قابلیت اشتراک‌گذاری فایل و اسناد با اعضای تیم هم وجود دارد.
قیمت: قیمت Nifty از 39 دلار برای تیم‌های 10 نفره شروع می‌شود و تا 124 دلار در ماه برای تیم‌های 50 نفره در دسترس است. در هر طرح قیمتی، تیم‌ها می‌توانند هر تعداد مهمان یا مشتری را که مایل‌اند بدون هزین? اضافی به محیط نرم‌افزار دعوت کنند.
4. Teamwork Projects
Teamwork Projects یکی از بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه است که ویژگی‌های بصری مختلفی مثل قابلیت مدیریت وظایف، پیام‌رسانی، ذخیره‌سازی فایل، ابزارهای ردیابی زمان و… را شامل می‌شود.
Teamwork Projects به مدیران پروژه کمک می‌کند تا پروژه‌های خود را با استفاده از ویژگی‌های منحصربه‌فردی مثل تقویم علامت‌گذاری شده (Marked Calendar)، نمودار گانت و قابلیت گزارش‌دهی ست‌آپ (Set-Up Reporting) پیش ببرند.
قابلیت ادغام این نرم‌افزار با DropBox، Google Drive و Box.com از دیگر مزایای تیم‌ورک پراجکت محسوب می‌شود.
قیمت: طرح‌های قیمت‌گذاری این نرم‌افزار بین 69 دلار در ماه (دفتر کوچک) تا 269 دلار (بیزنس‌های بزرگ) متغیر است.
5. ProofHub
ProofHub بر سادگی و کارآمد بودن تأکید دارد. این گزینه، یکی از آن نرم افزارهای مدیریتی است که نامش برای مشاغل کوچک و در حال رشد آشناست. پروژه‌هایی که در بستر این نرم‌افزار آنلاین تعریف می‌شوند، قابلیت بحث، اشتراک‌گذاری و ویرایش دارند.
مدیریت وظایف، گردش کار، تابلوهای شغلی، نمودار گانت، گزارش‌ها، ردیابی زمانی، بحث، چت، تقویم، مدیریت فایل، یادداشت و اعلان‌های درون‌برنامه از ویژگی‌های جالب پروف‌هاب است.
قیمت: بسته به تعداد پروژه‌ها و فضای ذخیره‌سازی مورد نیاز قیمت ProofHub از 45 دلار در ماه تا 99 دلار متغیر است.
6. Zoho Projects
نرم افزار مدیریتی Zoho رابط کاربری تمیز و ساده‌ای دارد و در بحث برنامه‌ریزی عالی عمل می‌کند. اینجا می‌توانید با تقسیم و تجزی? پروژه‌ها به واحدهای قابل مدیریت بهره‌وری کار خود را بیشتر کنید و به شکل عملی شاهد پیشرفت کارهایتان باشید.
ابزارهای مختلف گزارش‌دهی و همکاری که برای سهولت همکاری بین مشاوران، فروشندگان، کارمندان و مشتریان در این نرم‌افزار پیاده‌سازی شده، زوهو را به یک گزین? عالی برای بیزنس‌های بزرگ تبدیل کرده است. زوهو قابلیت ادغام با ابزارهایی مثل Google Apps و DropBox را نیز دارد.
قیمت: Zoho یک طرح رایگان ارائه می‌دهد که شامل 1 پروژه و 10 مگابایت فضای ذخیره‌سازی ابری است. شما بسته به سطح کار و بزرگی بیزنس خود می‌توانید سراغ گزینه‌های 25، 50 و 80 یورویی آن نیز بروید. (هزینه به صورت ماهانه است.)
7. Trello
Trello برای ما ایرانی‌ها نامی محبوب و آشناست. این نرم افزار مدیریتی قادر است کل پروژه را در یک نما به تصویر بکشد. روی ای ابزار مدیریتی می‌توانید برای هر وظیفه کارت جداگانه‌ای بسازید و آن‌ها را در بورد یا تخت? تریلو جابه‌جا کنید.
وقتی بتوانید لیست کارهایی که باید انجام دهید را روی یک تابلوی واحد نمایش دهید و برای هر یک از کاربران یک کارت وظیفه تعیین کنید، حداقل میزان سردرگمی را نسبت به وظایف موجود و ددلاین آن‌ها خواهید داشت.
قیمت: حتماً می‌دانید که Trello یک بسته رایگان با تابلوها، لیست‌ها، کارت‌ها و اعضای نامحدود ارائه می‌دهد. همچنین یک بست? بیزنس با هزین? 9.99 دلار در ماه دارد که اصطلاحاً شامل «پاور آپ» نامحدود است و ویژگی‌های جالب زیادی به آن اضافه می‌شود. تریلو یک بسته سازمانی با هزین? ماهانه 20.83 دلار هم دارد.
8. JIRA
JIRA یکی دیگر از نرم افزارهای مدیریتی محبوب است که بیشتر به درد تیم‌های توسعه نرم‌افزار می‌خورد. این تیم‌ها با استفاده از جیرا می‌توانند اسکرام‌بردهای قابل تنظیم و تابلوهای کانبان ایجاد کنند و از قابلیت گزارش‌دهی در لحظ? نرم‌افزار استفاده کنند.
با به‌کارگیری قابلیت ردیابی اشکالات (Track Bug) مشکلات برجست? پروژه خودشان را نشان می‌دهند. اینجا نظارت بر زمان صرف شده برای هر کار خیلی آسان است. جالب است بدانید JIRA دارای مجموعه‌ای قوی از APIها است که به کاربران کمک می‌کنند آن را به خیلی از نرم‌افزارهای دیگر متصل کنند.
قیمت: بسته به تعداد کاربرانی که دارید، قیمت جیرا از 10 دلار در ماه تا 1500 دلار متغیر است.
9. Asana
اگر به فکر منظم نگه داشتن فضای کار خود هستید، نرم افزار مدیریتی آسانا پیشنهاد فوق‌العاده‌ای است. Asana وظایف، پروژه‌ها و مکالمات را در قالب داشبوردهای کارآمدی نمایش می‌دهد. خیلی از کاربران این نرم‌افزار می‌گویند جذاب‌ترین ویژگی این ابزار امکان افزودن فیلدهای مربوط به مشتری است.
آسانا نوعی صفحات تیمی دارد که در آن ایده‌ها و مکالمات برای همه به اشتراک گذاشته می‌شوند. اینجا شما یک «جعبه هوشمند» هم دارید که اعضای تیم با استفاده از آن به‌روزرسانی‌های مهم پروژه را دریافت می‌کنند.
Asana با تعداد زیادی از سیستم‌های پرکاربرد دیگر مثل Google Drive، DropBox، Github، MailChimp و… قابل ادغام است.
قیمت: نرم افزار مدیریت Asana یک نسخه اصلی رایگان دارد اما مدیران می‌توانند برای بست? ویژ? آن، که قابلیت‌های کنترل و پشتیبانی بیشتری دارد ماهانه 9.99 دلار پول بپردازند.
10. Monday.com
ایجاد گردش کار در Monday.com به راحتی هرچه‌تمام‌تر است. با استفاده از این پلتفرم می‌توانید قابلیت‌های جالبی مثل مدیریت زمان را به کار ببرید و با خودکار کردن مکالمات و دستورات روزمره، در زمان خود صرفه‌جویی کنید.
قیمت: Monday.com بسته به انداز? شرکت و تعداد کاربران، طرح‌های قیمت‌گذاری مختلفی را ارائه می‌دهد. قیمت‌ها از 17 € (نسخ? پایه برای 2 کاربر در ماه) تا € 39 (نسخ? پریمیوم برای 2 کاربر در ماه) متغیر هستند.
11. Wrike
Wrike یکی از نرم افزارهای مدیریتی و همکاری مبتنی بر ابر است. این ابزار به کاربران خود کمک می‌کند تا عملیات روزان? خود را پیگیری کنند و پروژه‌هایشان را در چارچوبی مشخص و با بودجه‌ای از پیش تعیین شده به پایان برسانند. برای تنظیم وظایف می‌توان Wrike را با دیگر ابزارهای تجاری مثل Google Apps، Microsoft Excel، Dropbox و… ادغام کرد. جهت اطلاع از نرم افزار مدیریت وظایف سازمانی، به سایت دیباگ مراجعه کنید.
قیمت: Wrike یک نسخه رایگان، نسخه حرفه‌ای (5 تا 15 کاربر، 9.80 دلار در ماه)، نسخه تجاری (5 تا200 کاربر، 24.80 دلار در ماه) و نسخه‌ای برای بازاریابان (34.60 دلار در ماه) دارد.
12. Adobe Workfront
Adobe Workfront یک نرم افزار مدیریت پروژه کاربرپسند است که قابلیت‌های جالبی مثل داشبورد قابل تنظیم، گزارش‌دهی هم‌زمان و مشاهده واضح هم? وظایف و عملیات‌های جاری را ارائه می‌دهد.
Adobe Workfront ابزارهایی برای اولویت‌بندی پروژه دارد که بالاترین نظم ممکن را به محیط کاری شما می‌آورند. Workfront را می‌توان با سیستم‌های دیگری مثل Adobe Creative Cloud، Google Drive و Microsoft Outlook ادغام کرد.
قیمت: قیمت تمام طرح‌ها فقط در صورت درخواست قابل استعلام است.
13. Hubstaff
Hubstaff یک ابزار عالی برای طراحی و اجرای گردش کار خودکار است. با Hubstaff می‌توانید با اولویت‌بندی وظایف روی کارمندان خود تمرکز کنید و نظرات و وضعیت پروژه را به راحتی با اعضای تیم خود به اشتراک بگذارید.
قیمت: Hubstaff برای 5 کاربر رایگان است.
14. LiquidPlanner
LiquidPlanner یک نرم افزار مدیریتی است که به طور خودکار با کسبوکار شما سازگار می‌شود. مثلاً وقتی اولویت‌ها و منابع مالی مدیر تغییر می‌کند، نرم‌افزار به طور خودکار این تغییرات را به روز می‌کند و شما را نسبت به کارهای جدیدی که باید انجام دهید مطلع می‌سازد.
LiquidPlanner قابلیت جالبی برای کنترل موارد بین پروژه‌ها دارد و به صورت لحظه‌ای گزارش‌هایی را در مورد پیشرفت، خطرات و بودج? پروژه‌ها نشان می‌دهد.
قابلیت تجزیه‌وتحلیل پیشرفته‌ای که در این نرم افزار مدیریت تعبیه شده، به کاربران کمک می‌کند عملکرد پروژه را مدیریت کنند، مخارج و سود را به صورت لحظه‌ای ببینند و هم‌زمان نیم‌نگاهی به پورتفولیوهای مشتریان داشته باشند!
قیمت: LiquidPlanner بر اساس اندازه تیم و ویژگی‌های مورد نیاز سه طرح قیمتی دارد: تیم‌های کوچک (9.99 دلار در ماه)، حرفه‌ای (39 دلار در ماه) و سازمانی (69 دلار در ماه) جهت اطلاع از نرم افزار مدیریت وظایف سازمانی، به سایت دیباگ مراجعه کنید.
15. Clickup
کلیک‌آپ برای مدیریت فرایندها و وظایف عالی است. اینجا می‌توانید گردش کار خود را سفارشی کنید و به هر کدام از اعضا وظایف خاصی را اختصاص دهید. اگر سرعت در پروژه‌های شما پارامتر مهمی است، این ابزار انتخاب مناسبی برای شما خواهد بود.
قیمت: CickUp یک طرح رایگان و یک طرح نامحدود پولی (4.55 یورو برای هر کاربر در ماه) و یک طرح تجاری (8.18 یورو کاربر/ماه) دارد.
16. TeamGantt
TeamGantt هم یکی از نرم افزارهای مدیریتی است که بیشتر به درد مشاغل کوچک‌تر می‌خورد. راه‌اندازی آن بسیار آسان است و احتمالاً می‌توانید در عرض یک یا دو ساعت کار کردن با آن را بیاموزید. این نرم‌افزار بیشتر روی قابلیت‌های همکاری و نمودارهای پیشرفت تمرکز کرده است.
قیمت: محدود? قیمتی TeamGantt از صفر دلار در ماه برای حداکثر 10 کاربر و 1 پروژه آغاز می‌شود و تا 175 دلار در ماه برای کاربران و پروژه‌های نامحدود متغیر است.
17. Backlog
Backlog یک ابزار مدیریت پروژه و همکاری برای تیم‌های مختلف در یک سازمان است. مدیران می‌توانند با استفاده از Backlog پروژه‌ها و وظایف را به شکلی هوشمندانه مدیریت کنند. با استفاده از قابلیت‌های ارتباط با مشتری، تیم‌های فروش می‌توانند سرنخ‌ها را با این نرم افزار ردیابی کنند و تیم‌های توسع? محصول با بررسی فیدبک‌ها مشکلات محصول را تعیین کنند.
قیمت: قیمت تمام طرح‌ها فقط در صورت درخواست قابل استعلام است.
18. Celoxis
Celoxis در بین 3 نرم افزار برتر مدیریتی جهان قرار دارد. این نرم افزار به شکلی ساده و سرراست، پروژه‌ها و ابزارهای مالی لازم را در اختیار مدیران قرار می‌دهد.
Celoxis هم نسخ? آنلاین دارد (طرح SaaS) هم کاربران می‌توانند به صورت آفلاین خودشان داده‌ها را میزبانی کنند. این نرم‌افزار ویژگی‌های بسیار خوبی دارد، اما قابلیت گزارش‌دهی با موتور گزارش‌دهی پیشرفته، نمودارهای مختلف، داده‌های زمان‌بندی شده و گزارش‌های انعطاف‌پذیر و قابل اشتراک‌گذاریِ آن از قابلیت‌های محبوب‌تر این ابزار مدیریتی است.
قیمت: Celoxis دارای دو طرح قیمتی است: SaaS (25 دلار برای هر کاربر در ماه) و On-Premise (450 دلار)
19. Plutio
پلوتیو یک پلتفرم همه‌کاره برای مدیریت کسبوکار است که در مدیریت پروژه‌ها و وظایف، ایجاد دستورات و ارسال فاکتورها عالی عمل می‌کند. با پلوتیو می‌توانید زمان خود را از هرجایی مدیریت کنید و هم? نتایج را در یک جدول زمانی قدرتمند سازماندهی کنید.
قیمت: پلوتیو یک طرح عادی برای افراد دارد که 15 دلار در ماه است. طرح استودیوی آن 20 دلار و طرح تیمی آن 30 دلار در ماه آب می‌خورد.
20. Microsoft MS Project
نرم‌افزار MSP یک نرم افزار قدیمی و محبوب از مجموعه نرم‌افزارهای شرکت مایکروسافت است که در حوزه مدیریت و کنترل پروژه‌ها به کار می‌رود. با استفاده از MS Project می‌توانید زمان اجرا و تکمیل کلی? فعالیتهای پروژه را مشخص کنید و مطمئن باشید که پروژه‌ها در زمان‌بندی مشخص خود اجرا و در موعد مقرر تحویل داده می‌شوند.
تعیین مراحل اجرای پروژه برای کارفرما و پیمانکار و ایجاد نمودارها و جداول حرفه‌ای نظارت بر منابع مالی و انسانی از دیگر ویژگی‌های MSP است.
قیمت: Microsoft MS Project یک طرح رایگان عمومی دارد و قیمت نسخه‌های پریمیوم آن فقط در صورت درخواست قابل استعلام است.
منبع:
https://didar.me/best-management-software-an-overview/
